Organiser un événement d’entreprise est une mission prenante et sans aucun doute stressante. Il faut que la ou les activités plaisent à tout le monde, que la logistique soit rodée ou encore que les problèmes soient tous anticipés. Pas facile… On a donc naturellement tendance à se tourner vers une agence événementielle. Mais ce n’est pas la meilleure solution, voici pourquoi et comment y remédier !
Personne ne connait mieux vos salariés que vous
Si vous décidez d’organiser un événement pour vos salariés, faire partie de l’entreprise se révèle être une véritable force. Qui mieux que vous connaît vos collègues ? Vous connaissez les envies de chacun et leurs attentes. Bien sûr, une agence événementielle vous posera des questions afin de connaître au mieux vos besoins. Mais peut-être ne va-t-elle pas penser aux spécificités qu’il peut y avoir dans votre entreprise et à tous ces petits détails que vous connaissez sur les habitudes de chacun. Pas de perte de temps en gérant votre événement en interne : vous allez directement savoir si les devis correspondent à vos collaborateurs ou non.
Personne ne connait mieux votre culture d’entreprise que vous
Que vous invitiez vos collaborateurs ou des personnes extérieures à votre entreprise (clients, fournisseurs, …) à votre événement, votre culture d’entreprise sera mise en avant. En effet, vos valeurs seront au centre de votre événement. Que ce soit via l’intervention d’un dirigeant ou via les prestataires que vous décidez de faire intervenir, vous passez un message à vos invités. Une entreprise qui lutte contre les discriminations peut par exemple faire intervenir des chefs cuisiniers venant des 4 coins du monde. Le but est que votre événement colle à l’identité de votre entreprise. Encore une fois, une agence événementielle pourrait s’y atteler. Mais jamais elle ne connaîtra votre culture d’entreprise autant que vous, et un détail mineur qu’elle ne vous mentionnerait pas dans l’organisation peut envoyer un mauvais message à vos clients ou salariés.
Évitez la perte d’informations
En enlevant un intermédiaire de la boucle, l’agence événementielle, vous diminuez le risque de perte d’informations. En effet, si vous décidez de passer par une agence, vous aurez un premier briefing avec elle. Elle cherchera ensuite des prestataires en fonction des informations que vous lui avez données. Afin de guider au mieux vos demandes, elle fera de nouveau un point avec le prestataire. On connaît tous le jeu du « téléphone arabe ». Plus l’information est disséminée et passe par plusieurs personnes, plus le message de départ est déformé ou des détails sont oubliés. Alors plutôt que de prendre ce risque, et que des apparents détails qui sont en réalités de vrais points stratégiques pour vous soient négligés, gérez vous-même les échanges avec le prestataire final !
Oubliez les frais de gestion
C’est bien connu, les agences événementielles pour se rémunérer doivent compter sur des forfaits ou des commissions. Et c’est bien normal : c’est leur métier, ils ne font pas de bénévolat et doivent être payés. Finalement, en passant par une agence événementielle, vous payez un service d’externalisation. Et vous paierez ce service pour chaque événement que vous ferez dans l’année. Si vous organisez votre événement en interne, vous pourrez barrer cette dépense de votre liste et soit choisir de la réintégrer ailleurs dans votre événement soit de mettre ce budget de côté pour une future sortie.
Lorsque vous collaborez avec une agence événementielle, vous devez souvent vous fier à leurs équipements standard ou à leurs fournisseurs de services externes. Cela peut limiter vos options en termes de technologie et de présentation visuelle. En organisant l’événement en interne, vous avez la liberté de choisir les équipements qui correspondent le mieux à vos besoins et à vos objectifs.
Alors comment organiser un événement en interne ?
Nous le savons, l’organisation d’une sortie d’entreprise ou d’un événement prend un temps considérable à la personne en charge. Il faut être méthodique dans la recherche de prestataire et bien comprendre les différents objectifs de cet événement. Organiser un événement d’entreprise en interne peut être une décision bénéfique à de nombreux égards. Toutefois, cela nécessite une planification minutieuse et la prise en compte de certains éléments essentiels pour assurer le succès de l’événement. Voici quelques étapes clés et éléments importants à considérer lors de l’organisation de votre événement :
- Définir l’Objectif : Avant de vous lancer dans les préparatifs, définissez clairement l’objectif de votre événement. Souhaitez-vous renforcer les liens entre les collaborateurs, célébrer une réussite ou lancer un nouveau projet ? Cette étape cruciale vous guidera dans toutes les décisions ultérieures.
- Établir un Budget : Fixez un budget réaliste en fonction de l’objectif de l’événement. Tenez compte des dépenses liées à la location de lieux, aux prestataires, à la nourriture, aux équipements audiovisuels et aux activités prévues.
- Constituer une Équipe Organisatrice : Désignez une équipe responsable de la planification et de l’exécution de l’événement. Assurez-vous que chaque membre ait des responsabilités clairement définies pour garantir une coordination efficace.
- Choisir le Lieu Approprié : Sélectionnez un lieu qui correspond au thème de l’événement et qui peut accueillir confortablement tous les participants. N’oubliez pas de vérifier les commodités, l’accessibilité et la capacité du lieu.
- Planifier le Programme : Élaborez un programme détaillé de l’événement, en incluant les discours, les activités, les pauses et les moments de networking. Assurez-vous que le programme reste fluide et tient compte des besoins de votre public.
- Gérer la Logistique : Assurez-vous que tous les détails logistiques sont pris en charge, tels que la réservation des transports, la gestion des inscriptions, la signalisation et les éléments matériels nécessaires.
- Sélectionner les Prestataires : Si des prestataires externes sont nécessaires (par exemple, traiteurs, animateurs ou techniciens), faites des recherches approfondies pour choisir les meilleurs partenaires en fonction de votre budget et de vos exigences.
- Communiquer avec les Participants : Informez régulièrement vos collaborateurs sur les détails de l’événement, les horaires, les activités et les éventuelles mises à jour. Une communication claire et proactive contribue à renforcer l’engagement des participants.
- Anticiper les Problèmes Potentiels : Identifiez les problèmes potentiels qui pourraient survenir pendant l’événement et élaborez des plans de secours. Soyez prêt à faire face à l’imprévu de manière proactive.
- Évaluer et Recueillir les Feedbacks : Après l’événement, menez une évaluation complète pour recueillir les feedbacks des participants. Cela vous aidera à identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré pour les futurs événements.
En suivant ces étapes et en tenant compte de ces éléments clés, vous pourrez organiser un événement d’entreprise réussi en interne, en mettant en valeur la culture de votre entreprise tout en répondant aux besoins et aux attentes de vos collaborateurs et invités. Un événement bien organisé peut non seulement renforcer les liens entre les membres de l’équipe, mais aussi avoir un impact positif sur l’image de votre entreprise.
